Manual para el manejo de información durante la propagación de plantas con fines de restauración y reforestación: uso de formularios móviles

Para la creación de una cuenta KoboToolbox en su servidor global ingrese al siguiente link y complete el formulario con los datos solicitados: nombre, usuario, correo electrónico, país, sector, tipo de organización y contraseña.

Al finalizar el formulario la plataforma le enviará un correo con un link de activación en el que debe dar clic.

Nota: Es muy importante que guarde su usuario y contraseña, puesto que son requeridos para ingresar a su cuenta a tráves de KoboCollect u ODK Collect, y con ello poder descargar, llenar y envíar formularios.

Descargar los formularios en formato xlsx (excel) y los adjuntos de formularios desde el siguiente enlace

Una vez descargado el archivo en formato .ZIP, ubique el archivo en su computadora y descomprima

Regularmente es seleccionando el archivo y dando clic derecho para mostrar el menú y seleccionar la opción descomprimir, pero puede variar según el sistema operativo

Los formularios proporcionados son:

• f_recolecta: Para el registro de recolección de semillas (frutos) en campo, depende del archivo de especies_recolecta.csv. Guarda la información de la coordenada, fecha y especie recolectada, junto con otra información de referencia.
• f_entrega_frutos_semillas: Para el registro de entrega de frutos y semillas por parte de los recolectores a la reserva de semillas.
• f_viabilidad: Para el monitoreo periódico de pruebas de viabilidad de las semillas.
• f_vivero_insumos: Para el registro de compras de insumos (abonos, controladores de plagas) utilizados en vivero.
• f_viv_mantenimiento: Para registrar periódicamente el crecimiento por tallas de las plantas que están siendo propagadas.

Ingrese a su cuenta de KoboToolbox mediante el siguiente link.

 

Haga clic en el botón “Nuevo” y seleccione la opción “Cargar un XLSForm” para subir el archivo xls (archivo de Excel) del formulario.

Para cargar el formulario arrastre el archivo xls hacia la ventana “Crear proyecto: Cargar XLSForm” o de clic dentro de esta para buscarlo entre sus carpetas.

Ingrese el nombre del proyecto (formulario), sector, país y una descripción (opcional). De clic en crear proyecto.

Dé clic en el botón “Implementar” para desplegar el formulario.

a) A través de las opciones en la pestaña de configuración podrá cargar los archivos multimedia que requiera el formulario, en este caso, el archivo especies_recolecta.csv para el formulario de recolecta, .

b) Es importante para este formulario encender la casilla "COMPARTIR DATOS HABILITADOS" de la sección "Compartir datos con otros formularios del proyecto" para poder conectarlo a otros formularios, esto se realiza en opción: Configuración/Conectar proyectos/Compartir datos habilitados. Solo algunas preguntas de este proyecto serán compartidas al resto de formularios, por lo que para facilitar la importación es conveniente seleccionar las preguntas específicas a compartir, las cuales son: colector_principal, especie, especie_otro, código y proyecto.

c) Para que el formulario sea funcional hay que seleccionar la opción implementar de nuevo, en la pestaña "formulario".

d) Todos los formularios que no sean recolecta se deben de conectar al proyecto del formulario recolecta, en la sección "Configuración/Conectar proyectos/Importar datos de otro proyecto. Al seleccionar “recolecta” como el proyecto del cual se importarán datos, en automático se asignará un nombre único a la importación. Es muy importante que se asegure de que el nombre de la importación es “recolecta” (ver captura de pantalla), de no ser así, edite el nombre. Al dar clic en el botón importar, se abrirá una ventana que le solicitará seleccionar las preguntas a importar, de clic en seleccionar todo y luego en aceptar.

5. Conectar los proyectos de entrega de semillas, mantenimiento y viabilidad con el formulario de recolecta le brindará la ventaja de que, al realizar formularios de dichos proyectos, baste con ingresar el código de colecta para que se rellenen en automático los datos de colector, especie y proyecto. Cada vez que un nuevo formulario de colecta se cargue, pasados entre 15 y 20 minutos estará disponible en ODK Collect/Kobo Collect una actualización de los formularios conectados, descargue las versiones actualizadas para poder importar los datos de formulario de recolecta recientemente subidos. Si despues de este intervalo de tiempo el mensaje de disponibilidad de una nueva versión de los formularios no aparece en ODK Collect/Kobo Collect, diríjase nuevamente a la configuración de los proyectos en Kobotoolbox, elimine y vuelva a crea la conexión con el formulario de recolecta tal como lo hizo en el paso d del presente apartado.

En caso que se modifique el archivo xlsx del formulario, puede actualizarlo mediante la opción “Reemplazar formulario” de la pestaña “Formulario”. Una vez cargado la nueva versión del archivo xls, vuelva a implementar el formulario.

Todos los pasos de esta sección a partir del 4.4 deberán de ser repetidos para todos los formularios que necesite; si bien el orden de subida no es importante, el formulario de recolecta f_recolecta es el primero que deberá ser usado para que los demás cuenten con la información recolectada en campo.

Descargue de la tienda de aplicaciones alguna de las dos apps (KoboCollect u ODK Collect) para la colecta de datos con dispositivos móviles.

Abra la aplicación y seleccione la opción “Ingrese manualmente los detalles del proyecto”.

Si anteriormente ya tenía instalada la aplicación, puede acceder a la opción “agregar proyecto” a través del ícono circular ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla de su dispositivo.

Ingrese la URL https://kc.kobotoolbox.org en el campo correspondiente, así como su usuario y contraseña, y presione en el botón “Agregar”.

Asegurese de contar con conexión a internet antes de iniciar la descarga de los formularios.

Desde la vista principal de la app, seleccione la opción “Descargar formulario”.

Su dispositivo mostrará los formularios disponibles. Seleccione los que desea descargar y presione en el botón “Obtener seleccionados”.

Si la descarga de los formularios se realizó correctamente observará el mensaje de la aplicación que así lo indica. En caso falle la descarga, compruebe que haya ingresado correctamente la url, usuario y contraseña. Si la descarga sigue sin realizarse con éxito, pruebe conectándose a una red más estable, o bien, informe del problema a la persona responsable del despliegue del formulario.

Recuerde que puede llenar y guardar formularios sin necesariamente estar conectado a internet. Pero será necesario para enviarlos al servidor.

Para llenar un nuevo formulario acceda a la opción “Iniciar nuevo formulario”.

 

En el listado de formularios, presione sobre el nombre del que desea abrir y comience a llenarlo.

 

Después de haber completado el formulario se le preguntará si desea guardarlo como borrador o si desea finalizarlo. En caso seleccione guardarlo como borrador, podrá editarlo posteriormente desde la opción de “Borradores” en la vista principal de la app. Si en cambio, selecciona “Finalizar”, el formulario ya no será editable.

Al finalizar un formulario este se guardará en la sección “Listo para enviar”, en la vista principal de la app.

Para enviar formularios es necesario contar con conexión a internet. Seleccione el o los formularios que desee enviar y presione el botón “Enviar seleccionado”.

Ingrese a su cuenta de KoboToolbox mediante el siguiente link.

En la lista de proyectos implementados de clic sobre el nombre del cual desea descargar los datos recolectados.

Dirijase a la pestaña “Datos” y seleccione la opción “Descargas”. De clic en el botón “Exportar” y finalmente seleccione la opción “Descargar” que aparece junto al archivo creado por la exportación.